IT Audit: Документооборот | Система документооборота для бухгалтерии и юридического отдела

Программа IT Audit: Документооборот обеспечивает организацию совместной работы с документами и позволяет автоматизировать процессы, связанные подготовкой, согласованием документов и созданием архива документов

В программе могут создаваться любые документы (приказы, письма, акты и т.д.), но основное назначение программы - комплексная организация договорной работы скачать буклет

По результатам проведенного опроса представителей аудиторских компаний в 6 из 10 организациях аудиторами отмечается низкая организация договорной работы. Основное преимущество продукта в особенностях функционала для учетных работников, юристов и руководителей подробнее...

Презентационные flash-ролики по продукту

Основной функционал продукта	Скачать	Просмотр
Общий функционал IT Audit: Управление документами	3,3 mb	9 мин.
Создание документов	1,9 mb	4 мин.
Согласование документов	2,5 mb	3 мин.
Контроль исполнения договорных обязательств	1,7 mb	3 мин.
Систематизация информации по контрагентам	2,1 mb	3 мин.

Функционал основных модулей

Регистрация документов | IT Audit: Документооборот

В программе могут быть созданы любые группы документов (например, договоры, приказы и т.д.) и соответствующие им виды документов (например, договор поставки, договор подряда). Созданные в программе документы систематизируются в Журнале документов.

Внесение документов | IT Audit: Документооборот

В программу документы могут быть внесены несколькими способами:

• создание документа (файл Microsoft Word) непосредственно в программе. При создании документа будут заполнены объекты документа (реквизиты компании, контрагента, формулировка документа и т.д.);
• прикрепление уже подготовленного файла документа, в том числе и отсканированного документа.

Настройка зависимости между документами | IT Audit: Документооборот

В рамках заключенного договора может быть подписано несколько дополнительных соглашений или заключен договор с субподрядчиком. Договоры, включающие как основной договор, так и все заключенные дополнительные соглашения, рассматриваются как связанные документы и отображаются в виде иерархической структуры.

Пример. Строительной организацией (подрядчик) с заказчиком заключен договор генерального подряда. В рамках выполнения договора генерального подряда, подрядчиком заключен договор с субподрядчиком. Приведенные договорные отношения сторон в программе могут быть представлены в виде следующей схемы.

Данная зависимость может быть установлена при создании документа автоматически (например, при создании дополнительного соглашения к договору), так и в последующем при сопоставлении уже внесенных документов в Журнал документов.

Направление уведомлений об окончании срока действия договора | IT Audit: Документооборот

За несколько дней до истечение срока действия договора ответственное за исполнение договора лицо получит уведомление об окончании срока действия договора.

Журнал документов | Функционал модуля	...
регистрация документов в Журнале документов	делопроизводство
настройка зависимости между документами (отображение структуры заключенных договоров с учетом дополнительных соглашений и заключенных договоров с субподрядчиками)	делопроизводство
поиск документов в Журнале документов, формирование отчетов по документам	делопроизводство
получение информации о текущей стадии документа (подготовка, согласование и т.д.)	делопроизводство
заблаговременное направление уведомлений об окончании срока действия договора	делопроизводство

Создание документов | IT Audit: Документооборот

Создание документов в программе IT Audit: Управление документами производится на основании шаблонов документов. Как правило, шаблоны документов создаются в разрезе видов заключаемых договоров (например, договор поставки, подряда, трудовой договор и т.д.) Также по одному виду документа может быть создано несколько шаблонов (например, различные шаблоны договоров поставки в зависимости от особенностей поставляемой продукции). При поступлении договора от контрагента в бумажном виде, он может быть отсканирован и внесен в программу.

В Карточке документа обобщается следующая информация по документу:

• компания, от имени которой оформляется документ;
• наименование контрагента, с которым производится создание договора;
• период действия договора;
• информация об условиях пролонгации договора;
• содержание документа (существенные условия создаваемого договора);
• файлы документа;
• состояние документа (подготовка, согласование, подписание и т.д.);
• информация о наличии оригинала документа (договора, акта и т.д.).

Созданные в программе документы (договоры, приказы по предприятию и т.п.) систематизируются в Журнале документов

Содержание документа | IT Audit: Документооборот

В программе предусмотрена возможность создания документа на основании справочника формилировок содержания документа. В Карточке документа обобщается информация по содержанию (основным условиям) документа. Внесение условий и формулировок документа обеспечивает возможность поиска необходимого документа по тексту условия и (или) формулировке документа, а также добавление формулировки документа в текст создаваемого файла документа.

Направление документа на согласование | IT Audit: Документооборот

После завершения создания документа уведомление о согласовании созданного договора автоматически направляется сотрудникам, участвующим в согласовании документа

Карточка документа | Функционал модуля	...
создание документов с контрагентами (сотрудниками компании) на основании настраиваемых шаблонов документов	делопроизводство
направление документа на согласование и подписание	делопроизводство

Настройка списка согласующих лиц | IT Audit: Документооборот

При создании документа автоматически формируется список согласующих лиц. Настройка списка согласующих лиц производится в рарезе видов документов. Например, по договору поставки оборудования в состав согласующих лиц могут быть включены одни сотрудники, а по договору подряда - другие сотрудники. Сформированный по умолчанию список согласующих лиц может быть изменен по конкретному создаваемому документу.

Направление документа на согласование | Система документооборота IT Audit: Делопроизводство

При завершении создания документа согласующим лицам автоматически направляются уведомления о необходимости согласования документа. В качестве индикатора направления уведомления в правой части строки состояния (область, где расположены часы) выводится всплывающее сообщение.

Направленные уведомление о необходимости согласования документа систематизируются в Журнале уведомлений. Ознакомившись с полученным уведомлением, согласующее лицо переходит на согласуемый документ.

Согласование документа | IT Audit: Документооборот

После получения уведомления о направлении документа на согласование согласующее лицо открывает согласуемый документ. В ходе согласования условий документа согласующее лицо имеет возможность документировать свои замечания и предложения. Все внесенные замечания и предложения по договору хранятся в базе данных программы и могут быть сформированы в виде отчета согласующего лица.

По результатам ознакомления с проектом договора согласующее лицо устанавливают одну из следующих резолюций: согласовано, требует доработки, отклонено. При необходимости направления документа на доработку устанавливается стадия документа "требует доработки".

По результатам доработки документа он направляется на повторное согласование. Если по результатам согласования документа отсутствуют замечания, препятствующие его подписанию, по результатам утверждения результатов согласования документа основным согласующим лицом документ автоматически направляется на подписание.

Формирование версий файлов согласованного документа | IT Audit: Документооборот

После утверждения результата согласования документа в программе создается версия согласованного документа каждым согласующим лицом

Согласование документов | Функционал модуля	...
настройка списка согласующих лиц	делопроизводство
направление документа на согласование, направление уведомлений согласующим лицам	делопроизводство
ведение протокола замечаний и предложений по согласуемым документам	делопроизводство
хранение версий файлов с согласованным текстом документа по каждому согласующему лицу	делопроизводство

Договорные обязательства | IT Audit: Документооборот

Содержание условий заключенного договора представляет собой совокупность договорных обязательств сторон. С целью обеспечения возможности осуществления контроля над своевременным исполнением обязательств сторонами договора в программу вводится структура договорных обязательств.

Исходя из условий заключенного договора, срок исполнения договорного обязательства может быть определен:

• конкретной датой;
• событием, от выполнения которого зависит наступление срока.

Программа автоматически уведомит ответственного сотрудника компании о наступлении срока исполнения обязательства.

При наличии просрочки исполнения обязательства будет направлено соответствующее уведомление. В программе создаются отчеты, позволяющие отслеживать исполнение договорной дисциплины и объективно оценивать работу сотрудников компании в части организации договорной работы. Например, может быть сформирован отчет, содержащий обязательства, по которым истек срок исполнения

Договорные обязательства | Функционал модуля	...
создание структуры договорных обязательств сторон с целью обеспечения контроля над своевременностью их исполнения	делопроизводство
документирование информации ответственными сотрудниками об исполнении договорных обязательств	делопроизводство
направление уведомлений о наступлении (нарушении) сроков исполнения договорных обязательств	делопроизводство

Контрагенты и заметки | IT Audit: Документооборот

Программа обеспечивает возможность ведения базы данных контрагентов. Информация о контрагентах компании может быть внесена:

• ввод информации в Карточку контрагента;
• загрузка контрагентов из программы 1С: Предприятие 8.1.

Информация о контрагенте систематизируется в Карточке контрагента

Планирование и документирование контактов с контрагентами | IT Audit: Документооборот

Форма Журнал заметок содержит информацию по всем внесенным в программу контактам сотрудников компании и контрагента. В программе IT Audit: Управление документами обеспечивается возможность настройки прав доступа пользователей к заметкам, созданных другими сотрудниками. Возможности программы обеспечивает ее эффективное использование при организации активных продаж

В форму Карточка заметки вносится информация о текущем (планируемом) контакте с контрагентом.

Контрагенты | Функционал модуля	...
ведение единой базы контрагентов и систематизация по ним любой информации за счет настраиваемых пользовательских справочников	делопроизводство
планирование и документирование контактов с контрагентами	делопроизводство